Chaque mois de l'année, j'ai mis à jour les bases de données de notre entreprise, notamment les ventes par secteur, par commercial, par catégorie ainsi que les chiffres représentatifs de l'activité des commerciaux. Pour permettre une représentation efficace et compréhensive de ces données, j'ai réalisé des graphiques sous forme d'histogrammes, secteurs, courbes, etc. et des tableaux à partir du logiciel Excel.

Ainsi, je vais pouvoir utiliser ces différents graphiques et tableaux pour le diaporama. Le logiciel Powerpoint m'a permis de créer ce diaporama très rapidement. Celui-ci est conçu pour montrer en premier l'analyse des ventes et en second l'analyse de l'activité des commerciaux. Mon plan d'actions pour mener à bien ce projet est le suivant :

  • Choisir les graphiques et les tableaux les plus pertinents.
  • Sélectionner, copier/coller chaque graphique et tableau dans le dossier Images de Microsoft Office Picture Manager (cela suppose que les graphiques et tableaux possèdent la même mise en forme car il sera impossible de modifier la présentation puisque ce sont des images).
  • Ouvrir le logiciel Powerpoint et donner un nom à votre document "Diaporama des résultats commerciaux 2009".
  • Choisir le thème de votre présentation dans l'onglet création (bien sûr, on peut modifier les couleurs et le style de police et ajouter un arrière-plan personnalisé).
    Pour ma présentation, j'ai choisi de mettre un arrière-plan coloré seulement sur les première et dernière pages (page de présentation et de conclusion).
  • Insérer dans chaque diapositive le graphique ou le tableau que l'on a collé dans le dossier Images grâce à l'icône "insérer une image".
  • Placer un court commentaire en dessous ou à côté de chaque graphique ou tableau (normalement, il est inutile de placer un titre pour chaque graphique puisque le titre a été indiqué au moment de la conception des graphiques ; par contre, pour les tableaux, reprendre le titre indiqué dans le fichier Excel des tableaux).
  • Faire une conclusion sur la dernière diapositive.

j'ai choisi un diaporama sans animation et sans commentaire enregistré car, au cours d'une réunion de la force de vente, la présentation des ventes engendre souvent de nombreux commentaires de la part des participants. Mais, si on le souhaite, on peut animer la présentation grâce à l'onglet "Animation" ; il suffit de se positionner en mode "trieuse de diapositives", de sélectionner chaque diapositive et d'appliquer l'animation souhaitée, la vitesse et le son de transition. On peut aussi choisir le temps nécessaire pour lire chaque diapositive grâce au minuteur.
On peut aussi enregistrer un commentaire du diaporama à partir de l'onglet du même nom : il suffit de se placer sur la première diapositive et de cliquer sur "enregistrer la narration". Pour passer d'une diapositive à une autre, on clique avec la souris ; à la fin de l'enregistrement, on clique sur Echap et on peut enregistrer le minutage des diapositives.

Autre manipulation si les graphiques et tableaux n'ont pas le même mise en forme :
Cette façon de faire est plus longue mais il existe des astuces pour que cela le soit le moins possible. Je vais indiquer, ici, la façon d'insérer un graphique ou un tableau à partir des icônes placées dans les diapositives. Voici les différentes étapes :

Pour un tableau :
  • Compter le nombre de lignes et de colonnes du tableau que vous voulez insérer
  • Cliquer sur l'icône "insérer un tableau" de votre diapositive
  • indiquer le nombre de lignes et de colonnes dans la fenêtre ouverte
  • Retourner dans le tableau Excel, sélectionner celui-ci et cliquer sur "copier"
  • Coller les valeurs dans le tableau créé dans Powerpoint
Votre tableau est créé, il suffit alors d'appliquer la mise en forme souhaitée.

Pour un graphique :
  • Voir le type de graphique souhaité dans le fichier Excel
  • Cliquer sur l'icône "insérer un graphique", choisir le graphique et valider, un tableau Excel s'ouvre automatiquement
  • Copier le tableau Excel correspondant au graphique
  • Coller les valeurs dans le tableau Excel qui s'est ouvert automatiquement
  • Refermer le tableau
Votre graphique est créé, il suffit alors d'appliquer la mise en forme souhaitée.